Lessen en inzichten van het OPEN-programmamanagement
Vier jaar geleden verschenen ze samen aan de start van het OPEN-programma, met aan de horizon een flinke uitdaging. Nu het einde in zicht is, reflecteren programmamanagers Martina Bartelink en Bart Brandenburg op de aanpak van OPEN, met wijze lessen over het geheim van wandelgesprekken, het ontwerpen van een succesvol team en “het bouwen van een brug terwijl ze erop stonden”.
Martina Bartelink:
“Als programmamanagement stonden we bij OPEN voor de uitdaging om iets uit te rollen dat letterlijk nog niet uitgevonden was. We moesten een brug bouwen toen we erop stonden. Dat is spannend, want je moet het op zo’n moment wel al uitdragen. Mijn focus binnen het programmamanagement lag op het ‘hoe’: toen Bart de visie had staan, ging ik aan de gang met de processen. Vanuit mijn connectie met de overheid en kennis van subsidies, was dat een goede werkwijze. Ook keek ik in de beginfase naar deadlines, de taakverdeling en de juiste mensen op de juiste onderdelen inzetten. Zo’n samenwerking is aftasten: je springt samen op een bepaalde werkmodus waarin je aanvullend bent maar ook van taak moet kunnen wisselen.”
Schaken en snoepen
“Als je al doende aan het uitvinden bent, is het des te belangrijker dat het team bestaat uit mensen die het met elkaar kunnen vinden. Mensen moeten kunnen leveren maar ook goed kunnen samenwerken. Dat betekent ook dat je soms iemand moet laten gaan omdat het gewoon niet past. Dat zijn geen leuke momenten maar het is gewoon van belang dat je voor elke functie de juiste persoon vindt die in het schaakspel functioneert en kan samenwerken in een klein, zwaar presterend team. En die daar dan ook nog een beetje lol in heeft. De snoeppot op kantoor bleek een succes, net als de kerstborrel met foute kersttruien en de wandelcarrousel in Coronatijd. Je moet er met elkaar ook iets van maken.”
Petje af
“Met data en wetenschap hebben we veel aan de buitenkant kunnen laten zien maar ook petje af voor de teamleden die minder zichtbaar waren maar die wel gedurende het programma alles hebben moeten verdedigen en uitleggen. De twee coördinatoren van de regionale coalities, die Nederland drie keer rond hebben gereden om steeds weer te luisteren en uit te leggen hoe alles werkte.
En natuurlijk de communicatiemedewerkers; wij begeleidden zeker het één en ander, maar zij stonden steeds voor de uitdaging om de boodschap te brengen. Ook onze designer was een belangrijke schakel. Met infographics maakte zij het mogelijk om alles op toegankelijk wijze te delen. Het is een grote slag om van wetenschap naar een plaatje te gaan. Dat bleek ook een interessant proces, want het zette de wetenschappers weer aan het denken hoe er gecommuniceerd kan worden op een manier die wetenschap begrijpelijk maakt.”
Samen de weg vinden
“Gedurende het programma hebben we ook onze weg moeten vinden in de samenwerking met de drie koepels (LHV, NHG en Ineen). We hebben gebruikgemaakt van een adviesgroep, zodat deze koepels steeds samen aan tafel zaten. Dan kwam het wel eens voor dat zij onderling een verschillende zienswijze hadden.
Als programmamanagers hebben we daarbij moeten leren dat het niet aan ons was om vragen individueel te beantwoorden maar om alleen te adviseren aan de koepels samen. Het was onze taak om steeds terug te gaan naar de gemaakte afspraken en aan te geven: ‘dit is het programma, dit is het plan en dit zijn de kaders waarbinnen er keuzes kunnen worden gemaakt’. Het was van belang dat zij steeds gezamenlijk een visie vormden op de uitvoering van het programma. En omgekeerd, dat datgene wat er door OPEN uitgevoerd werd, ook in de planning en communicatie van de respectievelijke koepels paste.”
Bart Brandenburg:
“Een team met twee programmamanagers, daar kan je heel wat managementtheorieën op loslaten. Maar ik denk dat diversiteit je team altijd sterker maakt en zo heeft dat bij ons ook gewerkt. De vaardigheden die je bij zo’n complex programma nodig hebt, zijn eigenlijk niet in één persoon te vinden. Je hebt daarin behoefte aan vaardigheden op het gebied van het ‘wat’ en ‘hoe’. Daarbij hebben we overigens net zo goed het wat en hoe van onze eigen samenwerking moeten ontdekken. In de kwartiermakersfase van het programma heb ik samen met Arthur Eyck, Tjeerd van Althuis en Hanny Schulten het programmaplan van OPEN geschreven, met medewerking van de bestuurders van InEen, NHG en LHV. Daarop kregen we akkoord en toen hadden we ineens 75 miljoen ter beschikking. Dan komt het moment dat je aan de slag moet en een team gaat vormen.”
Een team ontwerpen
“In het programmaplan hadden we al een ontwerp gemaakt van de vaardigheden die in het team nodig waren. Daarin stond bijvoorbeeld dat we een klein programmabureau wilden en een vrij grote laag in de regio’s, met daarin de projectleiders voor de 57 regionale coalities. Deze mensen moesten echt de ogen, oren, handen en voeten van het OPEN-programma vormen en ervoor zorgen dat wij in Utrecht konden zien wat er in het hele land gebeurde. Ook was al duidelijk dat er een datamanager moest komen. Het vervolgens invullen van de functies binnen het team was ergens ook een proces van toeval; wie ken je, wie komt er op je pad. En Martina bleek een vrij onuitputtelijk arsenaal te hebben van mensen die veel kunnen.”
Walk the walk
“In onze agenda stond regelmatig een ‘WTW’: walk the walk. Dit was ingegeven vanuit de gedachte ’they can talk the talk, but can they walk the walk?’. Je kunt het allemaal wel op papier bedenken, maar moet het vervolgens ook in praktijk kunnen brengen. Daarover kan je natuurlijk veel vergaderen - en ook dat deden we – maar tijdens wandelingen kom je nader tot elkaar en tot andere mooie dingen. Zo hebben we gedurende heel wat kilometers vorm weten te geven aan onze aanpak.”
Culture eats strategy for breakfast
“Er is een bekende managementuitspraak: ‘culture eats strategy for breakfast’. De cultuur binnen je team is heel belangrijk en bij ons is toch wel een vibe ontstaan waardoor veel mensen boven zichzelf zijn uitgestegen. Dat is heel leuk om te zien gebeuren en dat moet je ook bewaken. Een team vormen gaat met vallen en opstaan; wij hebben ook wel eens misgekleund met mensen met wie er toch geen goede match bleek te zijn. Maar het is ons denk ik goed gelukt om gedurende het programma een goede werkcultuur in stand te houden.”
Werken aan wetenschap
“Binnen mijn functie nam ik ook de wetenschap onder mijn hoede. Ik ben mijn leven lang al bezig met wetenschappelijk onderzoek dus het zit in mij om onderzoek te willen doen. Bij OPEN was het uitgangspunt dat je, als je 75 miljoen gaat besteden, ook moet kunnen verantwoorden wat je doet. Dan moet je aantallen kunnen laten zien. Hier zijn drie pijlers uit voortgekomen: wetenschappelijk onderzoek, de OPEN-monitor en de maatschappelijke kosten-batenanalyse. Als ik nu terugkijk naar wat we vanuit OPEN met wetenschap hebben gedaan en zie wat we ermee hebben bereikt, dan is dat echt heel veel.”
Van managers, voor managers: vijf lessen van het OPEN-programmamanagement
- Stuur landelijk aan maar geef het ook vooral couleur locale. Delegeer niet vanuit de toren maar creëer ruimte voor een regionale benadering. Bij OPEN werd met de regionale aanpak uitgegaan van maatwerk met voldoende schaalgrootte.
- Verbind de prestatie van de één aan de prestatie van de ander: ‘Ik kan dit niet opleveren als jij dit niet oplevert en dan hebben we samen geen succes’. Je bent binnen een programma van elkaar afhankelijk en zal het samen moeten doen.
- Geef duidelijkheid over wat je moeten opleveren en wanneer en zorg daarnaast voor inzicht in de voortgang van het programma door data.
- Faciliteer intensieve begeleiding en scholing. Zeker voor digitaliseringsprojecten geldt eigenlijk standaard dat het tijd kost om te wennen aan het nieuwe systeem. Het veroorzaakt in eerste instantie vertraging in het werkproces en levert frustratie op. Je daarvan bewust zijn en die periode goed begeleiden is essentieel voor het succes van een programma.
- Houd het persoonlijk, zowel in het programmateam als naar de regio’s toe. Bij OPEN bleef het motto: “We zijn hier niet om een willekeurig kunstje te flikken, we zijn hier omdat we geloven in het belang van wat we met elkaar willen bereiken.”
